Với hơn 300 tỷ email được gửi mỗi ngày, trung bình một chuyên gia làm việc nhận được 121 email mỗi ngày. Vì vậy, khi nói đến giao tiếp với sếp và đồng nghiệp, việc lựa chọn từ ngữ và giọng điệu rất quan trọng.
Tính xác thực trong ngôn ngữ có thể giúp tăng cường kết nối và tôn trọng lẫn nhau. Việc sử dụng các từ và cụm từ thiếu chân thành – bất chấp bạn đang có ý định tốt chăng nữa hoặc đơn thuần là chẳng mang hàm ý gì – có thể không chỉ khiến email của bạn bị lơ đi, mà còn khiến bạn bỏ lỡ cơ hội xây dựng một mối quan hệ tích cực và lưu lại ấn tượng tốt. Tôi nghĩ nếu có một thời điểm nào đó rất tốt cho chúng ta để rèn giũa và cải thiện kỹ năng viết email của mình hiệu quả, đó là giai đoạn phỏng vấn online và gửi hàng loạt email để trao đổi và giới thiệu về bản thân với nhà tuyển dụng, trong bối cảnh dịch bệnh bùng phát.
Trong các cuộc phỏng vẩn trực tuyến đó, tôi học được rất nhiều điều và bên cạnh khả năng, sự tương thích với công việc hay định hướng, thì chính sự chân thành và chuyên nghiệp của bạn mới là điểm cộng cuối cùng, chinh phục người đối diện. Bạn nghĩ mọi thứ sẽ chấm hết sau buổi phỏng vấn (nhất là khi bạn không nhận được công việc), bạn và nhà tuyển dụng từ đây sẽ không liên quan gì nhau nữa? Có một lần, tuy tôi phỏng vấn bất thành tại một công ty (vì định hướng phát triển của chúng tôi chưa tìm thấy tiếng nói chung) nhưng một khoảng thời gian không lâu sau đó, tôi được trao cho một cơ hội phỏng vấn tiềm năng khác. Tôi vẫn không biết lý do mình được gọi đến một cuộc phỏng vấn tuyệt vời như thế, mãi cho đến khi tôi nhìn thấy profile của mình đang nằm trên tay người sắp trò chuyện cùng tôi.
Hóa ra người giới thiệu tôi không ai khác là nhà tuyển dụng lần trước. Tôi viết một email cảm ơn và tìm hiểu lý do. Anh nhắn lại anh ấn tượng với tôi và sẽ nhớ đến tôi khi thấy có công việc/dự án phù hợp, và hẳn nhiên ấn tượng đến từ những lần email và cuộc gặp gỡ của chúng tôi. Đó là lý do ta không chỉ cần thể hiện tốt ở lần gặp mặt, mà còn ở bước vô cùng cần thiết trước đó – cách gửi email. Cùng với kinh nghiệm cá nhân và tham khảo thêm gợi ý của HLV lãnh đạo và chuyên gia thuyết trình, đây là 4 câu nói rất thường xuyên xuất hiện trong email và chúng khiến người gửi trông rất giả tạo, thiếu chuyên nghiệp một cách thụ động. Nói một cách chính xác, không phải chúng không được phép xuất hiện trong ngôn ngữ giao tiếp email, mà đôi khi chúng chưa được đặt đúng chỗ và vì vậy gây ra phản ứng ngược.
“Tôi không chắc bạn đã nhận được email lần trước chưa…”
Theo một khảo sát về người sử dụng email của Adobe, 25% người được hỏi cho rằng đây là cụm từ gây khó chịu nhất khi nhận được trong email công việc. Theo dõi và trả lời email có thể trở nên khó khăn với những người phải xử lý khối lượng công việc nhiều, không thường xuyên ngồi ở bàn làm việc, họp với khách hàng thường xuyên… Khả năng cao là có quá nhiều email trong hộp thư của một người và đôi khi họ dự định trả lời bạn sau nhưng guồng công việc tiếp nối liên tục khiến họ quên bẵng, hoặc mức độ ưu tiên thấp đến mức họ hoàn toàn bỏ qua. Có rất nhiều lý do để bạn phải chờ mòn mỏi một lời hồi âm, nhưng gửi một email tiếp theo với lời mở đầu như “Tôi không chắc lắm về việc bạn đã nhận được email lần trước chưa nhưng….” không phải là cách giao tiếp khéo léo và thật ra, nó cũng khiến người xem tốn thêm thời gian không cần thiết. Thay vào đó, sau màn chào hỏi, bạn có thể vào thẳng đề nhưng vẫn không tạo cảm giác khó chịu như “Bạn có phản hồi nào về bản kế hoạch này không? Nếu không có bất kỳ điều chỉnh nào trước thứ Sáu này, thì tôi sẽ tiến hành bước tiếp theo.” Bạn đang nhắc họ về một sự hồi ầm, đồng thời ngầm mặc định họ đã xem rồi và cho họ biết thời hạn mà bạn cần. Gợi ý là vậy, bạn sẽ điều chỉnh để phù hợp với tình huống và thêm vào ngữ điệu để không quá cứng nhắc.
“Như đã đề cập trước đó/đã thảo luận qua điện thoại…”
Chúng ta thường xuyên mở đầu email như vậy vì đúng là ta đã trao đổi khái quát với nhau qua điện thoại hoặc thảo luận với nhau trước đó. Nhưng một email như thế này cũng tức nghĩa là bạn không cần gửi thêm thông tin gì? Hay bạn mặc định người ta phải nhớ hết những gì bạn nói? Dù đây là lần hợp tác đầu tiên hay đã là những mối quan hệ lâu năm thì bạn cũng không nên cho phép mình “thả lỏng” như vậy. Kể cả họ có nhớ những gì bạn nói chăng nữa thì việc của bạn là vẫn sẽ gửi thông tin đầy đủ và chỉn chu, thì tại sao không gửi một email có đầu có đuôi hơn? Cảm giác thân tình là cần nhưng không có nghĩa là “sao cũng được”. Sau lời chào, hãy gửi đến họ lời cảm ơn vì đã dành thời gian trò chuyện cùng bạn, tiếp đến là khái quát lại những thông tin họ cần biết về lời mời/dự án của bạn và gửi đính kèm các file thông tin cụ thể.
“Mong là bạn cảm thấy ấm lòng khi nhận được email này…”
Câu nói này thường được đa số người sử dụng bằng tiếng Anh, nôm na là “I hope this email finds you well…” Theo đó, đây cũng được xem là một cách nói khác của “Tôi mong bạn mọi điều suôn sẻ…” Vì bản chất là một câu nói thân tình và có dụng ý thể hiện sự quan tâm, nên nó sẽ phát huy tốt vai trò gắn kết của mình đúng với mức độ thân thiết của mối quan hệ. Câu nói này tốt nhất khi được sử dụng với người mà bạn đã quen biết nhưng không liên lạc gần đây; và đặc biệt có ý nghĩa, khi nó được dùng trong khoảng thời gian người bạn liên hệ gặp phải một biến cố/khó khăn/mất mát nào đó. Nó không phải là một từ được ưu tiên sử dụng trong các email chuyên nghiệp, nhưng nó như một tiếng nói xoa dịu rằng tất cả chúng ta đều đang nỗ lực thích nghi với một giai đoạn khó khăn. Ngược lại, nó sẽ thiếu chân thành nếu dùng cho những người bạn mới gặp hoặc hoàn toàn không quen biết. Tựu trụng, bạn có thể thoải mái sử dụng câu nói này hơn so với hai câu trên, nhưng sẽ hoàn hảo hơn nếu áp dụng một cách tinh tế và đúng người, đúng trường hợp.
“Warmly,…” (hoặc bất kỳ câu kết nào được tạo tự động)
Mặc dù nhằm mục đích tiết kiệm thời gian cho người gửi nhưng hầu hết các câu kết thúc bên dưới email được tạo tự động – “Warmly,” “Best,” “Regards,” “Many thanks,” “Warm wishes,” “Sincerely”… khiến cho email của bạn trông có vẻ “lạnh lùng” và rập khuôn. Việc kết thúc email của bạn phải phù hợp với mối quan hệ bạn có với người nhận và bản chất email của bạn. Ví dụ: bạn sẽ không sử dụng “Warmly,” nếu bạn đang hỏi về các khoản nợ/thanh tóa của mình với ngân hàng. Bạn cũng sẽ không sử dụng “Thanks,” nếu bạn đang cung cấp thông tin mà đồng nghiệp nhờ hỗ trợ, bạn cảm ơn vì điều gì? Thay vào đó, bạn có thể điều chỉnh thành “Chúng ta sẽ thảo luận thêm nếu bạn thấy có quá nhiều thông tin chưa rõ”. Còn nếu bạn đang đưa ra một yêu cầu/sự nhờ vả thì lời cảm ơn là cần thiết. Bạn có thể điều chỉnh dòng chữ cuối email theo từng trường hợp hoặc bên trên dòng chữ ký email, bạn có thể viết thêm lời mình muốn nhắn gửi như “Cảm ơn”, “Hẹn gặp bạn vào ngày mai”, “Tôi sẽ liên lạc cho bạn sớm”…
Cách viết mail nói lên rất nhiều điều về bạn, không chỉ thể sự mức độ chuyên nghiệp, mà còn bộc lộ tính cách của bạn trong công việc (tỉ mỉ, thận trọng, khả năng giao tiếp, khả năng ngôn ngữ…). Từ đây, người đối diện sẽ cảm thấy ấn tượng và có thiện chí hợp tác với bạn nhiều hơn, hoặc không thì chắc chắn cũng sẽ rất vui và hào hứng khi cả hai liên hệ trong tương lai.
